Se dice que vivimos en la era de la información, pero igualmente válido sería reconocer, que vivimos en la era de las listas interminables de tareas. Tenemos como pendientes más tareas de las que podremos realizar en 3 vidas, y creer en la reencarnación no lo resolvería, ya que a esas listas, se añaden más de las que logramos ir tachando.

El gurú de la productividad y creador de la metodología GTDDavid Allen, lo definió perfectamente cuando dijo: “Puedes hacer de todo, pero no todo”. Y no tienes que creer lo que digo porque sí, mira ahora mismo tu lista de tareas pendientes, y sé sincero contigo ¿de verdad crees que llegará algún día donde podrás hacer todo eso que tienes ahí apuntado? 

Pero el problema no está ahí, que puedas hacerlo o no, solo es una circunstancia, el problema es que el tener una lista tan grande de cosas pendientes por hacer, genera una energía de desazón, de no alcanzar, de no llegar nunca a poder hacerlo, que lejos de ayudarte, te perjudica y reduce tu nivel de productividad y sobretodo, de disfrute a mínimos.

Cada vez que en mis sesiones de coaching, encuentro una persona en estas circunstancias (con lista de tareas que le sobre para su capacidad de realizarlas), le pido que haga un repaso a esa lista y apunte las que hayan podido quedarse fuera, para poder estar seguros de que la lista esta 100% completa. No puedes mejorar tu productividad realmente, si no tienes una visión absolutamente completa, de todo lo que tienes que hacer, y ha de estar fuera de tu cabeza, la cabeza es más útil pensando que almacenando.

Hacerlo todo hacer de todo - Fernando Alvarez - En productividad en la sencillez de_organizacion y ejecucion esta la verdadera eficaciaBien, una vez estamos seguros de tenerlo todo apuntado, el paso siguiente es de los más complicados, el que más cuesta, y es separar la lista en dos partes, una las que sí o sí tienen que hacerse, porque si no, las consecuencias de algún modo serán graves, y otra parte con las tareas que tú eliges que no se hagan. Es un paso difícil, porque si tú lo has apuntado, es seguro que consideras que tiene que hacerse, ahora bien, también sabes, que no vas a tener realmente tiempo para hacerlo todo, por lo que puedes elegir entre dos futuros posibles:

  1. Algunas de esas tareas no se hacen con el paso del tiempo, es una selección aleatoria de qué tareas no se hacen, y además entre tanto te estarán incordiando estando ahí apuntadas como pendientes. Cedes el control al “universo”.
  2. Eliges qué tareas decides de forma consciente no hacer, para así poder dedicar toda tu atención a las que realmente importan. Tomas el control de tus próximas acciones y en consecuencia de los resultados que puedes llegar a obtener.

Ahora tienes que hacer algo con cada sublista de tareas. Con las tareas que no vas a realizar, puedes:

  1. Delegarlas a alguien
  2. Borrarlas y olvidarte de ellas

con la lista de acciones que sí vas a realizar tú, igualmente puedes tomar alguna de las siguientes decisiones para cada una:

  1. Hacerla en ese mismo momento, especialmente si ejecutarla te lleva menos de 2 minutos.
  2. Apuntarla en la agendaen una fecha concreta, para realizarla.

Tienes que recordar que no podrás hacerlo todo, pero sí que puedes elegir qué hacer, y cuándo hacerlo. Y ésta, es la clave más importante que jamás aprendí sobre productividad.

Ya ves que es bien sencillo, y además, tiene un beneficio oculto, y es que cuando tu lista interminable de tareas, comienza a reducirse y a parecerse a una lista manejable, emocionalmente te encuentras más motivado, para ir realizando una a una e ir tachándolas de pendientes.

Muchas veces nos complicamos mucho la vida, cuando en realidad las cosas son bastante más fáciles. En la sencillez está la verdadera eficacia.

¿Qué opinas de esas listas de tareas interminables? ¿a ti también te pasa? ¿qué haces para no morir en el intento de llevarlo a cabo? Me encantaría conocer tus reflexiones, las puedes compartir más abajo en los comentarios. Y si te ha aportado este contenido, te invito a que lo compartas en tus redes sociales, juntos de este modo podemos ayudar a muchas más personas a ser mucho más productivas.